Открытие склада — это не только выбор помещения и закупка оборудования, но и оформление большого пакета документов. Без них вы не сможете легально принимать, хранить и отгружать товары, а также работать с контрагентами и контролирующими органами. В этой статье мы разберём, какие документы нужны для открытия склада: от учредительных до внутренних складских.
Набор документов зависит от типа склада: обычный коммерческий склад, склад временного хранения (СВХ) или таможенный склад. Для обычного склада пакет документов проще, но тоже требует внимания.
1. Учредительные и регистрационные документы
Это базовый набор документов, без которого вы не сможете вести коммерческую деятельность. Они подтверждают, что ваш бизнес существует легально.
Основные документы:
- Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН/ОГРНИП). Подтверждает факт регистрации вашей организации или ИП.
- Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН). Подтверждает, что вы стоите на налоговом учёте.
- Устав (для ООО) и учредительный договор. Основные внутренние документы, определяющие деятельность организации.
- Справка Госкомстата о присвоении кодов ОКПО. Необходима для идентификации вашей организации в статистической отчётности.
- Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Содержит актуальные сведения о вашем бизнесе. Может потребоваться как при открытии, так и при проверках.
2. Правоустанавливающие документы на помещение
Вы должны документально подтвердить, что имеете право использовать выбранное помещение в качестве склада.
- Свидетельство о праве собственности или договор аренды. Подтверждение вашего права владения или пользования помещением.
- Планы и чертежи помещения. Схемы склада с указанием размеров, зон, ворот, окон и внутреннего оборудования.
- Общий план территории. Схема с указанием подъездных путей, мест въезда и выезда, стоянок для транспорта, зон разгрузки/погрузки.
Если вы планируете открыть таможенный склад или склад временного хранения, требования к этим документам строже, и к ним добавляются различные согласования.
3. Разрешительные документы
В зависимости от типа товаров, которые вы планируете хранить, могут потребоваться дополнительные разрешения.
- Заключение о соблюдении требований пожарной безопасности. Выдаётся органами пожарного надзора после проверки помещения.
- Заключение органов санитарно-эпидемиологического контроля. Особенно важно для складов продуктов питания.
- Лицензии. Если товары подлежат лицензированию (лекарства, опасные вещества и т.д.), нужна соответствующая лицензия.
4. Внутренние документы складского учёта
Это документы, которые регулируют работу самого склада. Многие из них обязательны для подтверждения хозяйственных операций и отчётности.
Основные внутренние документы:
- Доверенность (М-2, М-2а). Оформляется для получения товаров на складе поставщика.
- Приходный ордер (М-4). Используется для приёмки и оприходования товара.
- Акт о приёмке товаров (ТОРГ-1, М-7). Составляется при расхождении фактического количества или качества с документами поставщика.
- Карточка складского учёта материалов (М-17). Основной документ для учёта движения товаров на складе по каждому наименованию.
- Лимитно-заборная карта (М-8). Используется для отпуска товаров в производство по установленным лимитам.
- Требование-накладная (М-11). Для учёта движения товаров внутри организации.
- Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15). Для учёта отпуска товаров сторонним организациям.
Также на складе обычно ведётся журнал регистрации транспортных средств, а для каждого материально ответственного лица может быть заведена инвентарная книга или стеллажная карточка для оперативного контроля запасов непосредственно на месте хранения.
5. Отчётность по складу
Регулярно на складе формируются отчёты, которые необходимы для бухгалтерии и управленческого учёта.
- Отчёты о наличии и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
- Отчёты о приёмке и отгрузке товаров.
- Отчёты по результатам инвентаризации.
- Отчёты по бракованной продукции.
Заключение
Перечень документов для открытия склада включает учредительные, правоустанавливающие, разрешительные и внутренние учётные документы. Для обычного склада достаточно базового набора, но если вы планируете работать с таможней или особыми товарами, требования к документации значительно возрастают.
Рекомендуем перед открытием склада проконсультироваться с юристом, особенно если вы планируете сложные операции или работу с импортом. Это поможет избежать штрафов и проблем с контролирующими органами.
